株式会社利他フーズ

ベテランスタッフの離職相談に、夜も眠れなかった

「当社は、熊本県の特産品である馬刺しの通信販売を事業の柱とし、日々多くのご注文をいただいています。

的確な受注処理がなければ成り立たないビジネスですが、処理が煩雑で業務が属人化し、パートさんを中心とした一部のスタッフにだけナレッジが溜まっている状況でした。
いわば、ブラックボックスとなっていたのです。

そんな中、ベテランの社員が家庭の事情で遠方に引っ越すことになり、退社の相談をされ、思わず青ざめました。

「あの複雑な受注業務を回せる人が今いなくなれば、会社の足元がぐらつく……」。夜も眠れないほどの不安に襲われました。

そしてこれを機に、ブラックボックス化している業務を“見える化”しようと、マニュアルの作成を決意しました。早速インターネットで検索して、見つけたのが２．１さんでした。」

会社経営で大切なのは、業務の仕組み化

「実は、その前にもマニュアルを作れるWebサービスを試したりしたんですが、うまくいきませんでした。自分たちの力だけでは、続けられなかったんです。
マニュアル作成代行は、どんな考え方のもとにマニュアルを整備してくれるのかがとても大事。
２．１さん、特に社長の中山さんの考え方は、私自身の考え方に似ていて、共感を持ちました。

私は常々、会社経営で大切なことは業務の仕組み化だと考えています。そしてマニュアルは、業務を仕組み化する上で必須のツール。ただ、仕組み化には多大な労力がかかるため、専門家に外注することで効率化すべき。マニュアルの導入は、直接売上に直結するわけではないので、費用をかけるのは投資の側面もあります。

ただ、２．１さんの考え方に共感できたので、迷いはありませんでした。業務改善に使える助成金を活用できたのも大きかったですね」

無駄が省かれ会社にゆとりが生まれた

「導入後の効果は、主に3点あります。まずは、教育が早く楽になったこと。これまで引き継ぎに1ヵ月かかっていたことが、今は1週間でできます。繁忙期に他のスタッフにヘルプをしてもらうのも、格段に理解が早くなりました。

二つ目は、業務の棚卸ができたことで作業の進め方が統一され、スタッフから改善提案も頻繁に出るようになりました。業務が可視化されたことで、無駄に気づきやすくなったんです。

三つ目として、生産性が明らかに向上しました。業務システムを入れ替えるなどして、常に業務効率化を図ってきましたが、マニュアルが完成したことでさらに効率的になりました。無駄が省かれて業務がシンプルになると、時間に余裕が生まれ、良いスパイラルに入り、社内の雰囲気が良くなりました。おかげで離職率も減ったように感じています。

ビジネス書『7つの習慣』の中に、“第1領域（緊急度が高く、重要度も高い仕事）”と“第2領域（緊急度は低いが重要度が高い仕事）”という考え方がありますが、マニュアル作成は第2領域に分類されるもの。ここに時間を使えば使うほど、第1領域の仕事に割く時間が減り会社にゆとりが生まれるといわれていますが、まさにその通りだと感じています」

第三者からのヒアリングで暗黙知を引き出す

「当社は、熊本を代表する企業になるべく、2023年に上場、2025年に売上100億を目指して奮闘しています。会社の基盤をより強固にするためにも、今回お願いした受注処理だけでなく、他の業務のマニュアル化も進めていきたいと思います。ヒアリングの過程に気づきが多くありますし、専門性が高い企画やマーケティング系の業務などは第三者に暗黙知を引き出してもらう必要があるので、２．１さんにお願いしたいですね。

社会や技術の変化に伴って業務もどんどん複雑になっています。そうなるとメンバーも緊張が続きますし、引き継ぐ側も精神的な負担が生じます。だから、パート・アルバイトさんの業務は特にシンプルにしておく必要があります。「仕事が属人化されていて、この人に辞められたら困るという人がすでに何人かいる」

そんな経営者には、早いタイミングでマニュアルを整備することをオススメしたいですね」

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