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マニュアル整備を自社で行うときの壁③




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■マニュアル整備を自社で行うときの壁(3)




株式会社2.1の中山です。

これまでのブログで様々な企業の中でのマニュアルの作成、もしくは運用における3つの「壁」のうち、1つ目の壁「スキル」、2つ目の壁「誤解」についてお話しました。
本日はその3つ目、「優先度」についてお話したいと思います。


企業における業務の優先度

優先度とは何か?というところですが、企業において優先度が高い項目と言えば「売上」だとお考えの方が多いのではないでしょうか。
「売上があれば全て解決!」
なんて言われているくらい、企業経営においては最重要項目にあたると思います。
そして売上に紐づく業務の対応をしているのは現場の従業員ですが、その従業員でいざマニュアルを作ろう!とミーティングの時間を確保していたとしても、お客様とのアポイントが入ったら当然そのアポイントを優先するでしょう。こうして、優先度が低いと考えられているマニュアル作成のスケジュールは後ろ倒しになっていきます。

例えば、業務の優先度を
・緊急性
・重要性
の2軸で考えたときに、早急に対応が必要だと考えられる、つまり優先度が高いとされる業務は緊急であり、かつ重要である業務になります。まあこれは当たり前の話ですよね。
我々2.1はマニュアルの優先度を
「緊急性は高くはないが重要性は非常に高い」
位置づけである、と提唱しています。


長期的に見て重要性が高いのが「マニュアル整備」

マニュアル作成は確かに緊急性の低い業務かもしれませんが、長い目で見た際組織の基盤を作っていく、という意味で重要性は非常に高いと考えています。
先ほど述べた通り、皆さん緊急かつ重要である業務から着手されるかと思うのですが、その次に着手されるのが
・重要性は高くないが緊急性の高い業務
になりがちなんです。
どちらも短期的に対応出来る業務の意味だろうと思うのですが、緊急性はそれほど高くないが重要性は高いマニュアル作成の着手が後回しになってしまうのです。

もちろん、優先度をどう定義づけていくのかは企業によって異なりますが、緊急性、重要性の2軸で優先度を決めるのが一般的な考え方かと思います。
マニュアル作成、運用が往々にしてスケジュール通りにいかないのは、優先度が低く後回しにされることが理由、「壁」の1つなのです。