マニュアル職人 | マニュアルによるマネジメント支援の株式会社2.1 - パート 858

マニュアル職人とは

半径30cmを知り尽くそう、
30秒でできることを
やり尽くそう

私たちの「マニュアル職人」サービスの
精度を表した言葉です。
マニュアルには曖昧な内容があってはいけません。
誰でも再現できるように、
具体性を持っていることが重要です。
ここまでするから、個人のセンスや職人技などと
呼ばれるような属人的な行動も
マニュアル化ができるのです。

「マニュアル職人」の流れ

無料コンサルティング~契約締結

0.5か月

無料コンサルティングにて課題確認、取材を行い、
御社に必要なマニュアルをご提案いたします。

無料コンサルティングの前に事前に相談

マニュアル作成

3か月

ポイント1:5W

取材の際には「Why(なぜ)」を5回繰り返して突き詰めることで、日頃当たり前になっていた、業務における重要な概念やこだわりを引き出します。

ポイント2:具体性と再現性

口で言えば分かるのでは?と思われがちな事を明文化することで、作業工程を明確にするだけではなく、ゴールの照準を合わせることができます。

ポイント3:個人のセンスや職人仕事の見える化

属人的で、経験や感覚でしか会得できないと思われる業務の見える化では、ワークフロー(業務構成図)が重要であり、標準化(業務改善)の肝となります。

マニュアルα版完成

1.5か月

ポイント4:マニュアル作成だけで終わらせない

マニュアルは、鮮度が命!
導入説明会や読み合わせ会を実施し、現場でのマニュアル活用と更新作業についてもサポートします。

サンプルマニュアルを見る

マニュアル更新

毎月

ポイント5:活用分析システム

マニュアルの使用状況を数値化し、「人」「時期」の観点で仮説をたて、対策をうちます。
また、現場での気づきを手軽にデータ化し、マニュアルの更新ネタを収集するとともに、社員の組織への貢献状況を見える化します。

クライアントボイス

不動産業
KACHIAL社F様

インタビュー時、こちら側もなかなか上手くお伝えすることが出来なかった状態にも関わらず、わかりやすく管理もしやすい状態での納品をいただき感謝いたします。 人事異動はもちろん、休職や退職時に属人化している状況にて引継ぎがうまくなされていませんでした。これを機にスムーズに引継ぎができることは勿論、安心感もうまれました

実際私も産前休暇に入りますが、安心して休みに入ることが出来ます。正直なところ、マニュアルを自身にて作成する余裕がなかったので、こどもを持ちたいと思いつつ引継ぎの心配が勝って時期もございました。 みなさまにご尽力いただき、完成したマニュアルを拝見し、使用していくスタッフとともにたくさんの話をすることが出来ました。 すべては弊社のマニュアル作成に携わってくださったスタッフの皆様、おひとりおひとりがとても丁寧にご対応くださったおかげです。ほんとうにありがとうございました。

測量・建設業
K社T様

社内でも、2.1さんに頼むか頼まないかいろいろ検討し、最終的にお願いすることにしました。

結果、とても良いマニュアルに仕上がったと思います。

当社としても、御社にお願いしたのが2回目で、1回目の反省を踏まえて、マニュアル化すべきこと・しなくていいことの整理も進んでいたこともありますし、専門的な内容が多くなかった、というのはあると思いますが、全体的に、担当してくれている方々の理解も早く、ストレスはありませんでした。

製造業
R社M様

長い間(私にとってはあっという間でした)締め切りに間に合わないことも多くある中、最後まで根気強くお付き合いいただいたことに深く感謝申し上げます。

広くほどほどに深い知識が必要な現場でマニュアルが不足している中、プロのお力をお借りしまとめることで新人研修が効率よく勧められたのが大きな収穫でした。

また、第三者が入ることにより、改めて自分のチームを俯瞰的に見る機会を持てたことがとてもよい経験になりました。

マニュアル職人 価格

詳細な金額をお問合せ

弊社のマニュアル職人は
貴社の業務改善を行うコンサルタントです。
一人の従業員を雇う程度の金額で
多様な課題解決をご支援します。
その他にもスポットや期間指定など、
様々なご要望に柔軟に対応しています。
お気軽にお問合せください。

よくある質問

Q 守破離ってなんですか?

A

武道や茶道といった日本の芸道や、芸術、芸能などで、修業における過程を示した言葉です!

マニュアルは「守破離」の「守」を実現するためのツールです。

そして、「マニュアル=型=基本」という2.1の定義のベースには、「守破離」の考え方があります。守破離とは、武道や茶道といった日本の芸道や、芸術、芸能などで、修業における過程を示した言葉です。ビジネスシーンで使われることもあるので、ご存じの方も多いと思います。

守=師匠からの教えを忠実に守り、実行すること。

破=師匠からの教えを実行しながらも、自分独自の型を見いだし、あるいはほかの流儀や情報を取り入れて、既存の型を破ること。

離=師匠の型、自分自身で見いだした型の双方に精通し、師匠の型から離れて自分の流派、流儀を構築すること。

この三段階の流れが守破離です。

人の成長の流れともいえる言葉ですが、2.1の定義するマニュアルは、この守破離の「守」を実現しやすくするためのツールです。

イメージしやすいように、新入社員を例に挙げて説明しますね。

新入社員にとって、守破離の「守」で「師匠の教え」にあたるのが、新人教育で学ぶ仕事の基本、あるいは上司や先輩が教えてくれる仕事のやり方です。

右も左もわからない状態で入ってきた新入社員は、新人教育の場で初めて、仕事の基本を教えてもらいます。業務や職場によって、教えられる内容はさまざまですが、たとえば名刺の受け渡しの方法から電話の取り方、書類の書き方など、その会社で生きていくための、基本的か つ重要なことを学びます。そして、配属先では、さらに各業務に特化したやり方やコツを、上司や先輩から教えてもらうことになるでしょう。

それらは、その会社で長い間培われ、積み重ねられてきたノウハウです。たくさんの先人たちが、何年も試行錯誤してきた結果見つけた、「これが一番うまくいく」という方法なんです。

いわば、その会社、その職場のʺ王道パターンですね。

この王道パターンこそが、新入社員が学ぶべき「師匠の教え」であり、それを確実に実行できるようになることが守破離の「守」にあたることです。

そのために、新人教育用のマニュアルには、その会社、その業務の基本となる王道パターンのノウハウが、余すところなく書かれている必要があるわけです。

Q 組織効率化のためのマニュアル導入って、社員を型にはめることになりますよね?

A

A.2.1では「型」の定義を「基本」と捉えています!

「組織をもっと効率化させたい」

営業の現場で、お客様からよく伺う言葉です。
その具体的なアプローチとして、マニュアルの導入を考えるのは正しいことだと思います。しかし、残念なことに、多くの方がこう考えているようなんです。

「組織を効率化する」=「社員を型にはめる」ものだと。

結論から言うと、社員を型にはめようとして作るマニュアルは、企業の中で定着することはありません。なぜなら、型にはめられる側である現場の人たちからすれば、決して気持ちのいい施策ではないからです。

当然ですよね。これこそ、まさにみなさんが嫌がる「ロボット化」ですから。
現場での理解が得られない状態では、マニュアルを定着させるのはまずムリです。

そのうえで言います。

僕たち2.1では、「マニュアル=型」と考えています。

ただし、この「型」は「型にはめる」という意味での型じゃありません。

型には2つの意味があります。ひとつは「箱」です。

箱には、「決まった大きさ」や「サイズ」、「規格」などというイメージがあります。「型にはめる」という場合の型は、こちらの意味で使われるものです。

もうひとつの意味は「基本」です。
これは、武道や伝統芸能、スポーツなどで規範となる方式を指します。名人や師範などによって生み出された技法、表現形式のことで、いわゆる「規範動作」です。
型と聞いて、空手の型を思い浮かべる人もいるかもしれませんが、まさにそれです。
空手の型には、その長い歴史の中で、磨かれ、受け継がれてきた「技」と「心」のʺ基本が詰まっています。そして、それが空手の“極意”にも通じています。型こそ基本であり、すべてのよりどころなわけです。

つまり、「マニュアル=型=基本」なんです。

Q マニュアルとトリセツはどう違う?

A

A.書かれている目線が違います!

あなたの会社で、マニュアルはどの程度導入されていますか?
会社にはマニュアルがありますか?
そのマニュアルはどういう内容ですか?

マニュアルがある会社も少なくはないと思いますが、たいていのマニュアルは「取扱説明書」のような内容ではないでしょうか。電化製品などについてくるアレですね。いわゆる「トリセツ」です。
家電のトリセツは、主に製品の構造やその機能を説明するものです。「電源のスイッチはこれです」「扉を開けるにはこのボタンを押してください」「掃除の際にはこのカバーを外してください」など、その家電の使い方が書かれています。

でも、仕事において、「このスイッチは電源です」という記述があっても仕方がありません。なぜなら、「パソコンを使って資料を作る」という仕事はあっても、「パソコン(そのもの)を使う」という仕事はないからです。仕事で必要なのは、「製品の使い方」ではなく、「その製品で何をするか」「今やりたいことに製品をどう使うか」ということです。
つまり、マニュアルには「機能の使い方」ではなく、「その機能を仕事でどう使うか」が書かれていなければなりません。それがないマニュアルは、よいマニュアルではないと言えます。

シンガーソングライター・西野カナさんの歌に『トリセツ』という歌があります。

「不機嫌になったら、とことん付き合ってあげましょう」とか、「小さな変化にも気づいてあげましょう」とか、「何でもない日にちょっとしたプレゼントをあげると効果的」などというように、女性が男性に対して、自分をどう取り扱ってもらいたいか、どう取り扱ったら喜ぶか、ということが歌われています。

その歌詞を見たとき、トリセツの意味がよくとらえられていて驚きました。

トリセツは、言ってみれば「作った側の観点」で書かれたものです。『トリセツ』の歌詞には、
「私のことはこう取り扱ってね」ということが書かれているわけですが、まさに“私目線”の内容です。

でも、マニュアルはそうではありません。というか、そうであってはいけません。

マニュアルは「相手側の観点」、つまり使う側の立場で書かれていなければダメなんです。トリセツの「私のことはこう取り扱ってね」というスタンスに対して、マニュアルには「あなたはこう動けばいいんだよ」というスタンスが求められます。

それに、“私目線”で書かれたトリセツは、作った側の要望や希望が並べられていますが、それを実行する側は結構大変です。要望や希望が多いほど迷いますし、負担も大きくなります。けれどもマニュアルは、使う人が迷う必要のないところで時間を浪費せず、楽に動けるようになるために存在します。

そこがトリセツとマニュアルの大きな違いです。

また、実際のところ、家電を買った後で、トリセツを隅々まで読んでから製品を使う、という人は少ないんじゃないでしょうか。
たいていの家電は、基本的な機能なら、トリセツを読まなくても本体を見ただけで感覚的に使えます。エラー表示が出たり、「故障かな?」と思ったときに初めてトリセツを見た、というのもよく聞く話です。きっと、どこのご家庭でも、ビニールに入ったままでしまわれているトリセツがあるんじゃないかと思います。
トリセツがそんな扱いを受けるのは、使う側に「読まなくても使える」「使っていればそのうちわかる」という意識があるからです。

しかし、マニュアルがそうなってはいけません。

たとえば、何かの製品を利用するマニュアルの場合、その製品の利用目的を達成するために、誰でも、何度やっても同じ使い方ができるような内容のマニュアルになっている必要があります。
目的達成のために、その製品を正確に、確実に、合理的に使えるように書かれているべきですし、必ず読まれるような内容、状態になっていなければならないんです。

そして、マニュアルを見れば、悩んだり、迷ったりすることがなくなり、使う人が確実に楽に動けるようになる。それが本来の正しいマニュアルです。

そのような正しいマニュアルであれば、使う人は毎回マニュアルを見ることになります。だって、マニュアルどおりにやれば、仕事を確実に、しかも楽にこなせるようになるんですから。ビニールに入ったまま、しまい込まれるようなマニュアルではダメなんですね。

“目的”に応じた“行動”が明示され、
求められる“結果”を、
誰もが“再現”できるツール

これが、本来の正しいマニュアルの姿です。あなたの会社のマニュアルは、きちんと当てはまっていますか?

ところで、この『トリセツ』という歌は西野カナさん自身が歌詞を書いているようです。彼女、若いんですよね。毎日マニュアルに囲まれているうちの会社の社員ならともかく、若い彼女がこんな“渋い”歌詞を歌にするなんて逸材すぎます。
うちの会社に来たら、間違いなく即戦力です。
ぜひ一度、マニュアルとトリセツのあり方についてお話ししてみたいところです。

Q マニュアルの原点「科学的管理法」とは?

A

A.属人的な仕事のやり方を排除し、労働者たちを組織的に管理するシステムのこと!

1856年、ペンシルバニア州フィラデルフィアで誕生したフレデリック・ウィンズロー・テイラーは、弁護士を目指してハーバード大学を受験。見事に合格しますが、目の病気にかかり、やむなく進学を諦めることになりました。その後、テイラーは知人が経営するポンプ製造会社で働くことになり、1878年、4年の見習い期間を終えて、製鉄工場にエンジニアとして入社します。

工場でテイラーが目にしたのは、賃金体系に不満を持つ労働者たちが、経営側に対抗し、

組織だって怠ける姿(組織的怠業)でした。そこで、管理職となったテイラーは、属人的な仕事のやり方を排除し、労働者たちを組織的に管理するという概念を取り入れます。

テイラーは次の3つの内容を柱とする改革を断行しました。
・課業管理(一定時間でどれだけ生産できるか正確に測定し、ノルマとなる1日の作業量を設定する)
・作業の標準化(使用する工具や作業手順を細分化、単純化、標準化、見える化する)
・作業管理のために最適な組織形態の確立(組織を「現場」と「管理」の機能に分ける)

その結果、工場の生産性は向上し、「仕事の標準化」を実現させることができました。
このシステムは「科学的管理法」と名づけられ、高く評価されて、のちに「テイラー・システム」として世界に広まっていきました。そして、このシステムで採用されている手順書が、現在のマニュアルの原型といわれています。

Q 伝統芸能をマニュアルで残すことはできませんよね?

A

A.口伝で残ってきたものこそ、いまマニュアル化して残しましょう!

先日、とある伝統芸能の家元から、「今後、我々の文化を後世に残していくにはどうすればよいのでしょうか?」と相談されました。
その家元のところでは一子相伝で芸を伝えていて、教室の運営もされているそうですが、テキストなどはなく、すべて口頭によって指導しているということでした。いわゆる「口伝」です。つまり、可視化したものがいっさいない状態だというんです。

これは伝統芸能や伝統文化に限りません。

たとえば、自分たちが受け継いできた習慣や風習について、「文化を残したい」「次の世代に受け継いでいってほしい」なんていう話、よく聞きますよね。
でも、そう言っているわりには、ほとんどの場合、それが可視化されていない。「文化や芸能は可視化なんてできない」と思っている人が多いようですが、「できない」のではなく、「しようとしていない」だけなんです。

会社でも同じことが言えますよね。

「うちの会社、業務は口頭での指示が基本だから、業務の資料とかマニュアルなんて何もないよ」
「引き継ぎ資料とかあればいいとは思うけど、自分はもうわかってるからいいかなって」
「うちの業務は担当者にしかわからないから、担当者が退職したり、異動になったりすると、いつも引き継ぎで大変なことになるんだよ」

もし、こんなセリフに思い当たるなら、あなたの会社も「可視化しようとしていない」だけの残念な会社かもしれません。

しかし、伝統文化でもしっかりと可視化され、継承されているものがあります。茶道を考えてみてください。
茶道(茶の湯)は、戦国時代の茶人、千利休が完成させたものとして知られていますが、その茶道文化は実に400年以上も受け継がれています。

僕はその理由に、「利休七則」の存在があると思っています。
利休七則とは、「茶は服のよきように点て」から始まる、茶道で守るべき基本的な精神と作法を説いた利休の言葉です。利休の教えはこの7つの心得に凝縮されていますが、こうして言葉として残されていた、つまり可視化されていたからこそ、長い年月を経てもその教えや文化が失われることなく、継承されているわけです。

このように、昔から続いている文化で、今もたくさんの人々に親しまれているものには、可視化、つまりマニュアル化されていることが多いといえます。
誰もがそのマニュアルに書いてあることを忠実に行うので、教える人が変わっても、その「教え」や「心得」は変わることなく、昔のまま脈々と受け継がれているのです。

継承されずに姿を消していく文化と、後世まで受け継がれていく文化の違いは、可視化されているかどうかにあると思います。これをマニュアルっぽく言えば、ノウハウ(=文化)が可視化されずにʺ人に残るか、可視化されてʺ組織に残るか、ということです。
人に残ったノウハウは、その人がいなくなれば途絶えてしまいますし、頑張って口伝で残しても、少しずつ何かが変わっていってしまう可能性はゼロではありません。一方で、組織に残ったノウハウは、人が入れ替わっても形を変えることなく、確実に受け継がれていきます。
そうやって考えると、伝統芸能や伝統文化に限らず、陶芸や工芸、祭りや地域のしきたりなど、可視化されないまま廃れていってしまった文化って、たくさんあるんじゃないでしょうか。ノウハウを可視化したマニュアルさえあれば……。なんとも惜しいことだと思います。

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