不動産事業者のTonTon、属人的な不動産管理業務を2.1がマニュアル化!

引継ぎや教育負担の軽減、不動産テックも視野にマニュアル活用で業務を効率化

マニュアル整備事業を展開し、企業の業務効率化を実現する株式会社2.1(本社:東京都港区、代表取締役:中山 亮、以下「2.1」)は、不動産に関する売買仲介・不動産管理・ドローンによる不動産管理・賃貸管理・プロパティマネジメントなど総合不動産サービスを提供する株式会社TonTon(本社:東京都目黒区、代表取締役:今川 博貴、以下「TonTon」)が、2.1のマニュアル作成代行サービス「マニュアル職人」を導入し、経験や勘に頼りがちな不動産管理業務をマニュアル化したことを発表します。

今回は、不動産管理業務の中でも作業が複雑な「新規管理物件受託時の管理移管業務」のマニュアル化に取り組みました。マニュアル作成前は、新人教育や引継ぎの際に、ホワイトボードに書きながら口頭で説明し、営業に同行して先輩社員を見て学んでいましたが、マニュアル整備によって教育負担の軽減に成功しました。今後は、不動産テックも視野に入れて、さらなる業務の可視化とマニュアル活用による業務効率化及びサービス品質向上に取り組む方針です。

■マニュアル職人を導入した背景

TonTonでは、不動産管理業務において物件の取得からお客様対応の流れが営業担当ごとに異なり、属人化していました。マニュアルが存在しないため、物件管理を他社から当社に引き継いでいく中で、トラブルや進捗の遅れが発生してしまうケースもありました。また、組織の成長に伴って社員が増加する中、新入社員への教育や引継ぎの負担を軽減したいという思いもあり、業務の可視化に取り組むことになりました。

 

■マニュアル職人導入による効果

【効果1】属人的で経験に頼った不動産管理をやめ、ナレッジやノウハウを組織で共有
この作業は自分しか理解していない、自分でやったほうが早いといった属人的な業務や、経験に頼りながら行う業務が多いことが課題でした。マニュアル化によってナレッジやノウハウを組織で共有することに成功しました。

【効果2】マニュアル活用によって業務時間の圧縮に成功
マニュアル作成前は、担当する従業員によって作業方法や作業時間が異なり、それぞれのフローで進めていた業務を統一することで効率化することができ、業務時間の圧縮につながりました。

【効果3】RPAやITツール導入に業務の可視化が不可欠、不動産テックを視野にマニュアル化を推進
IT活用で業務を簡略化するためには、まずそれぞれの作業を切り分けた上で自動化していく必要があります。RPAやITツール導入前に、それぞれの業務をマニュアル化して整理した上で検討すれば、取り組みやすくなり、不動産テックの波に乗り遅れることなく対応できると考えています。

■今後の展開

不動産業界に限らず、マニュアル化が進んでいない業界は数多く存在します。営業活動をはじめとした会社の売上に直結する部署ほど、口頭での教育や引継ぎが行われていることも珍しくありません。
2.1は組織のナレッジやノウハウを可視化のみならず、企業文化や理念とともにマニュアル化して組織に浸透させることで、生産性や競争優位性を高め、組織力強化を支援します。

導入事例記事: https://www.nitenichi.biz/user/tonton/

■マニュアル職人について

マニュアルによる課題解決のご提案~制作、組織への定着・社内運用の体制づくりまで仕事のマニュアル化を支援します。内閣官房や民間企業、約500社の実績と検証から導き出した体系的なノウハウを活用して、複雑な業務をマニュアル化で紐解き、属人的な業務や教育負担を改善することで、企業の生産性や競争優位性を高め、組織力強化をサポートします。

■株式会社TonTonについて

社 名:株式会社TonTon
代表者:今川 博貴
設 立:2013年8月
所在地:東京都目黒区東山1-5-4 KDX中目黒ビル3F
事業内容:不動産事業・飲食事業・ドローン事業・メディア事業・プラットフォーム事業
ウェブサイト:https://tonton-inc.com/
提供するサービス:
成果報酬型不動産管理『コミットメント管理』 https://tonton-inc.com/lp/K6hJLQGr3/

■株式会社2.1について

社 名:株式会社2.1
代表者:中山 亮
設 立:2014年5月
所在地:東京都港区芝公園1-1-1 住友不動産御成門タワー9F
事業内容:マニュアル整備事業
ウェブサイト:https://www.nitenichi.biz/
提供するサービス:
マニュアル化を学べる動画配信サービス『RIKYU』 https://www.nitenichi.biz/service/rikyu/
マニュアル作成運用代行サービス『マニュアル職人』 https://www.nitenichi.biz/service/manual/