社長ブログ

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新卒入社の社員が社長秘書を務められる理由

株式会社2.1の中山です。


令和がとうとう1か月終わりますね。
新元号、皆様には何か良いことありましたか?
当社はまだ恩恵受けておりません。まだ。。。


閑話休題


「気がきく方ですね、どうやって採用なさったんですか?」


最近よくお客様から当社の秘書をお褒めいただきます。


2.1の秘書業務は、顧客とのスケジュール調整、ミーティング前日の日時確認、商談後の顧客フォロー、資料修正、時間管理、会食や移動の予約などなど。
社長の脳内シェアに社長業以外のノイズを紛れ込ませないようにするのが、当社の社長秘書です。


ただ、当社の秘書採用で、元秘書を選んだことはありません。ちなみに、6月からは今年4月に新卒で入社した社員が先輩から秘書を引き継ぎます。


このように、未経験、新卒、でも社長秘書業をできるのは、何を隠そう、当社の社長秘書業にマニュアルがガッツリあるからです。



本マニュアルでは、社長秘書の「ミッション」「行動指針」「必要スキル」「主な業務」はもちろん、社長が食べたくなるランチの傾向、社長の行きつけの店リスト、社長の口癖とその意味など、これが社外に流出したら色んな意味で怖くなるくらい(笑)、すべて可視化されています。
※ここまで書けと私が指示したわけではないです(笑


当社における社長秘書のミッションは、社長の生産時間を倍化することと定義していますが、このミッションは、他の職務と比べるとかなり重たいと思います。
しかも「仕事は場数だ!」は通用しません。本番で練習されては困ります。ただ邪魔なだけです。


この社長秘書業を、学校出たての新人でも担うことができるように、本マニュアルでは、


①なぜ社長に社長業以外のことをさせてはだめなのか、なぜ社長の脳内シェアをシンプルしたほうがいいのか、を解き、
②何をすべきかという行動の基本を型化しています。


万が一、この基本をインプットしていないまま本番を迎えれば、当然失敗し、私の邪魔をすることになります。


ちなみに、社長という生き物の生態系がわかっていないと確実にやらかしますよね。たとえば、話は短くとか、質問はYESかNOで答えれる内容でとかとか。また、社長のオファーはすべて「なる早」対応です。そのためには、基本行動のスピード、調べたり頼る手段の数、が必要です。グリーン車に載ったことが無ければ、グリーン券の買い方もグリーン車への乗り方も知らないわけですね。こういう手段や知識を先に教えておくわけです。


社長秘書の基本を体系だてた教科書をつくり、その解説をし、すぐに実行させる。この教科書があれば、未経験者・新人を早期戦力化することが可能です。
そして、この教科書を徹底的に実行する過程で、気づいたこと、工夫したことを加えていく動きが、まさに守破離。ノウハウが溜まりますし、人が育っていくわけです。


だから、弊社は新卒社員に社長秘書を任せます。
新卒社員は、これまで先輩たちが脈々と磨き上げてきたノウハウを引き継いで、更にそのノウハウを磨く側にまわり、また次の世代へつなげていく。この循環が、人を成長させ、組織を強くすると考えています。


皆様、仕事の型、基本という型、教科書は作られてますか?
絶対早めに作ったほうがいいですよ。