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「良いマニュアル」を求めてはいけない理由


「良いマニュアル」を求めてはいけない理由



こんにちは。2.1の中山亮です。


よくマニュアルが定着しなくて困っているという相談を受けるのですが、そもそもマニュアルの本質をきちんと理解してもらえてないな、と感じるので、今回はその辺りのことをお伝えしたいと思います。


わかりやすい傾向として、マニュアルをとりあえず作りたい会社、ただ単に手順書と捉えている会社は、マニュアルの完成度を気にしがちです。

一方、マニュアルの本質をわかっている会社は、マニュアルの完成度を気にしません。

なぜかというと、マニュアルは、単に今現在の業務実態を可視化したものであり、たたき台だと捉えているので、完成度よりも、マニュアルを更新しながら業務改善のPDCAを回すことの方を重視しているのです。


マニュアルに書いてあることを実行して、うまく行かなかったら何がうまくいかなかったのかを考え、じゃあ今度はこうしてみようというのを、マニュアルの更新とともに回していく。

PDCAを回すのためのツールとしてマニュアルを使ってこそ、マニュアルの真の力が発揮されるわけです。


「マニュアルの更新の数は、施策の打ち手の数だ」と仰ってくれたクライアントさんがいましたが、見事に本質をついていると思います。


冒頭の定着の話に戻すと、PDCAを回しながら業務を改善していこうとする会社は、そもそも「定着」という概念がいりません。

マニュアルを業務改善の歯車として、それを軸に運用しているので、結果的に自然と定着していることになるんですよね。


一方、定着しない、定着しないと嘆いている会社は、そもそもマニュアルの本質をわかっていなくて、「良いマニュアルを作ること」が目的になってしまっていると感じます。

そして、そのような会社は、マニュアルの完成度ばかり気にする傾向にあるのです。


業務改善のPDCAをロジカルに回していない会社は、マニュアルの立ち位置を変えないと、作っただけのマニュアルになりがちです。

業務実態を明確にして、たたき台を作ろうとする姿勢が、マニュアル作りにはすごく大事だな、と感じます。


マニュアルは、家電製品の説明書のつもりで作っちゃダメです。

あれって更新しませんよね。単純に、書いてある通りにやるだけなので。

でも仕事は生き物なので、そうはいきません。

だから、マニュアルは頻繁に更新していくことを前提に作るんです。

完成度が低いから更新するのではなく、よりうまくいく方法にどんどん変えていくために更新するんです。


そこが伝わっている会社と伝わっていない会社の差はとても大きいです。

僕らの伝え方も、もっともっと工夫していかなきゃな、と改めて感じます。


ちなみに、僕らのクライアントの中で特にマニュアルを歯車としてよく回していると感じるのは、オールコネクトさんです。

導入事例として下記のページで紹介していますので、是非ご覧になってみてください。


<オールコネクト様_導入事例>

vol.1 業務のルール化、明確化で組織全体をスピードアップ

vol.2 属人化リスクの早期解決が叶う スケジュール通りの進捗が外注のメリットに