社長ブログ

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業務の実態、把握してますか?

こんにちは。2.1の中山です。

先日、社長以下、各支社の責任者である取締役が参加されていた商談で、その社長が開口一番おっしゃったのは、社員の怠慢をマニュアル整備で解決できるか、というもの。
話を聞いてみると、もともと社長がやっていた月次決算処理を、フローを作って説明した上で社員に任せているそうなのですが、各支社の会計処理でそのフローが守られず、しかも毎回、期限より数日遅れて上がってくるというのです。
社長としては、そんなに時間がかかるわけないのだから、原因は社員の怠慢に決まっている、というわけです。

実際に社員の怠慢や執務姿勢に問題があるかどうかは置いておいて、そもそも社長が業務実態を把握されているのか、が気になりました。
日頃から口酸っぱく注意されているにも関わらず、サボろうと思って働いている人はそんなにいないだろうし、遅れたくて遅れているわけではないと思うのです。

そこで、「社員ができないことを事実ベースで把握してらっしゃるのか?」「実際の業務実態はどうなのか?」という質問を投げかけてみたところ、担当の幹部からは、「社長のフローを見ても、実行できない。」「今やっていることと違う。現場の実務と合っていない。」という意見が。
これには、その場にいた社長も驚いていました。
第三者である僕らの存在がきっかけで、社長も知らなかった現場の実態が明らかになったのです。

業務改善をするためには、業務の実態を把握する必要があります。
それには、マニュアル化するのが一番。
マニュアル化というと、ノウハウを載せるというイメージがありますが、今やっている作業をありのまま可視化していくことにより、実態把握ができるという側面もあるのです。
そうして可視化された内容を基にすれば、業務改善のための議論がしやすくなり、さらにブラッシュアップしていくことができます。

ということで、こちらの会社では結果的に、業務の実態把握というコンセプトでマニュアルを作ることになり、僕らがお手伝いさせていただくことになりました。

そしてもう一つ。
マニュアルは業務に詳しい人が作っても大抵ダメです。
優秀な人が作るマニュアルは、作った本人の満足度とは裏腹に、本人以外の人が読むとよくわからないマニュアルであることが多分にあります。

さあ、あなたの会社は大丈夫でしょうか?
実態の把握が必要だと感じたら、2.1が可視化をお手伝いしますよ。