社長ブログ

最新記事一覧へ

人事異動とマニュアルの形骸化

こんにちは。2.1の中山亮です。

これまで、マニュアルの仕事を受注する際、部門単位、業務単位で受けていました。
例えば、営業部門、管理部門、新人育成の時間短縮、など。

でも最近は、ある一つのマニュアルを作ると、同じ会社の別部門からも同様にマニュアルを作りたいという声が上がり、一つの会社で何部門にも渡ってマニュアルを作るというケースが増えてきています。
そうした中で気づくことがあり、2.1として新たな取り組みも始めたので、今日はその話をしたいと思います。

僕らがサービスを開始する際には、その部門の中に可視化推進室というのを作って担当者を置いてもらいます。
そして、マニュアルの大事さ、偏見を説明し、こんな効果が出ますよ、とマインドセットをしてから始めます。
契約期間中は、その担当者と常にやり取りしながら進めているので、特に問題は起こりません。

しかし、契約が切れた後にしばらく経ってから現状を伺おうと連絡すると、人事異動で担当が代わってしまっていることがよくあります。

そうなると、新たに担当になった人は、最初から担当した人とは違って初めてマニュアル管理に携わるので、前任者とは明らかにテンションが違っています。
使い方がわからない。使ってはいるけど更新されていない。というケースに陥ってしまうのです。
これが、人事異動によってマニュアルが形骸化するパターンです。



そこで、防止策として、多部門に渡って関わらせていただいている会社と、新たな取り組みを始めることにしました。
組織全体のマニュアル管理を2.1が引き受けるというものです。

その会社のマニュアルは、営業部や人事部など、僕らが一手に作っているので、どの部門だろうが関係なく、これまでの流れや今のバージョンがどれか、というのが把握できています。

つまり、どんな人事異動が起きても、僕らさえいれば全部を把握している状態が保てるのです。
僕らは、会社が存在する限りは、ずっと管理できます。

もちろん、2.1がやるやらないに関わらず、各部署で管理するより、一元的に管理していく専門部隊がいることが理想です。

実際、僕が前にいたプルデンシャルなどもやっていて、どのマニュアルも会社が正式な文書として承認し、登録しないと使えません。
全社のマニュアルを一元的に管理する仕組みを導入しているのです。

ただ、ほとんどの会社では、マニュアル管理だけをする社員を置くことは難しいと思います。
本業に人を割きたいですからね。

ということで、2.1に任せてもらえれば、人事異動し放題ですよ(笑)