社長の本音

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マニュアルに懐疑的なあなたへ

こんにちは。2.1の中山亮です。

話が聞きたいと当社に問い合わせをするわりに、マニュアルには懐疑的と言う方がいます。
多くは、過去にマニュアルを作ったけれど、うまくいかなかった経験をお持ちの方。続けざまに、「本当にうまくいくんですか?」と尋ねてくる人もいますが、どうぞご安心ください。当社は、それでお金をいただいています。

さて、このように懐疑的になってしまうのは、なぜでしょう。
その理由を考えてみました。

1.作成が進まない
マニュアルは内製するものという考えは、いまだに根強いもののお客様や取引先に直接関わる業務ではないため、時間ができたら取りかかる業務の最たるものになっているのではないでしょうか。つまり、おざなりになりがちな業務だということです。

2.徹底できない
マニュアルを作ったからには、これをベースにまずは業務を見直し、その結果をマニュアルに反映し、人を教育するときにも使うということを徹底する必要があります。
「使ってみたけれど、使いにくい。だから使わず、口頭で説明する」。これでは、業務は属人化のまま。マニュアルは意味をなしません。

3.主体性がない
マニュアル整備がとん挫する兆候として、実務担当者の多忙による更新作業の中断が挙げられます。これが続いてしまうと、マニュアルの修正も煩雑になり、面倒くさくなってしまいます。その結果、使いづらいまま放置され、使われなくなってしまうのです。

以上の理由から、マニュアルが「いつまで経っても完成しない」「作ったけれど使われない」「なしくずしになった」という結果が生まれているのではないでしょうか。

では、せっかく作ったマニュアルがそうならないために、何をすればよいのでしょう。

まず、作成が進まない点はマニュアルを外注することでクリアーできます。
当社の場合、お互いにコミットしたスケジュールにのっとり粛々と進めますので、お客様にスケジュールさえ守っていただければ、必ず完成する仕組みができています。

マニュアルを徹底できない点ですが、確かに誰もがマニュアルを使わざるを得ない状況を作ることには、大きなエネルギーをともないます。しかし、ここさえ軌道にのせられれば、あとは車輪が回るようにどんどん進んでいくもの。
当社は、車輪を回す最初のパワーも提供しています。マニュアル導入のキックオフや方針決定の打ち合わせの場に僕らが加わるのは、そのためです。
マニュアルはあくまでも可視化の軸。大切なのは仕組み化です。

最後に主体性ですが、ここは第三者の力だけでは攻略できない部分であり、お客様のマニュアルに対する真価が問われます。なぜならマニュアルを作成することは、会社の文化をつくること。マネジメントにも密接に関わってきます。
外部が音頭を取っても当事者がその気にならなければ、良いものは生まれません。
マニュアル整備をしっかり自分ごとと捉え、行動を起こしていくことが重要です。

いかがでしょうか。
僕らは、マニュアル整備に対するあらゆるサポートを行っていますが、あくまでもお客様の背中を押す立場。もちろん最善を尽くしますが、浸透には本気で取り組むというトップの強い意思と実務担当者の全面協力が必要です。

マニュアルに対する懐疑的な印象を払拭したいとお考えでしたら、ぜひ当社の力をご活用ください。