社長の本音

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マニュアルを使いこなすためのスキル

こんにちは。2.1の中山亮です。

マニュアルは作るだけでなく、その後の運用が大切であることは、前からお伝えしている通り。
最近も改めて思うことがあったので、お伝えします。

例えば、完成したマニュアルに則って、新人に業務を担当してもらったとします。
マニュアルには、確かに業務遂行に関するすべてのことが網羅されています。
だから問題なく、遂行できるはず。
しかし実際は、多くの場合どこかで行き詰まります。
それは、マニュアルが扱っている範囲を超えた部分で、新人にとってわからないことが出てくるからです。
それで、新人から質問が飛んできてしまいます。

表を作成してもらう場合に、入れる内容によって余白を調整する必要があるとしましょう。
「余白を調整する」ということ自体は、マニュアルに書かれています。
しかし実際は、余白を調整するためにWordをどう操作するかまで、理解していないとできません。
そして新人にとっては、そのWordの操作が難しいのです。

ここで、マニュアル内にWordの操作方法を明記しておけば解決しますが、それを逐一していたら、マニュアルのページ数はどんどん膨れ上がってしまいます。
Wordの操作は、ある程度できる前提で、マニュアルを作成しておくべきです。

この例のようにマニュアルは、ある程度必要なスキルを備えている人が運営者としてつくことで、真価を発揮できる場合があります。
マニュアルを使いこなせる人間がいないと、せっかくのマニュアルも、上手に活用できない、ということですね。

ちなみに2.1の場合は、毎週一回、社内で勉強会を設定し、Wordの操作等ナレッジの共有をしています。
皆さんもぜひ、マニュアル運用者のスキルアップに継続的に取り組んでほしいと思います。