社長の本音

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その業務、3ヵ月でマニュアル化できます

こんにちは。2.1の中山亮です。

先日開催したセミナーで、「マニュアル作成のスケジュールは、どのように見積もるんですか?」と聞かれました。
私は「先に期間ありきなので、クライアントに合わせてスケジュールを見積もるわけではありません」と答えました。

質問者は、業務の量や内容によって、マニュアル作成にかかる時間は当然変わるだろうと思って質問されたのだと思います。
でも、今までに2万2000ページを超えるマニュアルを作ってきた僕でも、業務をざっと聞いたところで、量や内容を把握することはできません。
会社によって、業務はすべて違っているからです。

そこで、当社では先にスケジュールを引いています。
マニュアルを作るには、クライアントへの取材が必要になります。
そのためには、クライアントのご担当者に取材時間を割いていただかなくてはなりません。
今までの経験上、週に1回、1時間半の取材が、ご担当者に無理なくご協力いただけるペースです。
1業務の場合で、計8回、期間にして2カ月かかります。
取材が完了したら、実質的なマニュアル作成に入り、クライアントのチェックも含めて1カ月かかります。

このように、1業務をマニュアル化する場合は、マニュアル作成に3カ月かかるのが基本です。
ただし、業務が単純作業のみで、取材期間が少なくて済む場合は、もっと短期間でできる場合もあります。
逆に、業務が膨大な場合は、まずは業務工程を正確に洗い出し、期間内で業務工程の細かい部分を期間内でできるだけ深堀りしていきます。

いずれの場合も、マニュアルは100%完成することはありません。
なぜなら、常に会社は進化しているからです。
まずは、3ヵ月の期間で業務を見える化して、マニュアルとして形にすることを目標にしましょう。
運用をしながら修正・更新を繰り返すことで、マニュアルの完成度はどんどん上がり、現場はどんどんスムーズになるはずです。