社長の本音

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マニュアルの有無で業務に差が出る部署とは

こんにちは。ニテンイチの中山亮です。

いきなりですが、マニュアルは業務の1から100まですべてを整備する必要はないと思っています。
例えば、クレームやミスの多い業務、ミスがあってはならない業務は、これらを防ぐための一点集中型のマニュアルがあるとよいのではないでしょうか。

というのも、「契約書を間違えてシュレッダーした」なんていう、笑えないミスが実際に起こっています。
こういうありえないミスが起きてしまうのは、大事な書類と、そうではない書類を分けることなく、一緒の場所に置いているからです。
これは、マニュアルが無いというよりも、ルールが無いので起きてしまうんですよね。

マニュアルを作ることは、ルールができること。
結果として凡ミスが減り、ありえない事態に煩わされることが無くなるのです。

では、具体的にどのような業務をマニュアル化するのが良いのでしょう。

まず、1回のミスが致命傷になってしまうような基幹業務を行う部署、契約書やお金を扱う部署は、早めの整備をお勧めします。

また、営業をはじめとする属人的な仕事は、マニュアルがあると何よりも教えやすいですし、新人も仕事の流れが最初から把握できるので不安が無くなり、結果として離職率の低下に繋がります。
これは、実際に導入いただいた企業の実績からも感じています。

そして、こちらは企業の話になりますが、物ではなくスキルを売っている会社は、商材のカタチがないぶん、業務をいかにテンプレート化しておくかは大事だと思っています。

会社が意図しない属人的なやり方は、クレームを生む可能性も高まります。
クレームの可能性を減らすという視点からも、マニュアルは効果的なのです。