社長の本音

最新記事一覧へ

マニュアルは作るよりも更新が大事

こんにちは。ニテンイチの中山亮です。

これまで、「マニュアルは作った後の更新が大事」と口を酸っぱくして言い続けてきました。
でも、実際にお客様と話していると、見直しや更新の頻度はよくて年一回、ひどければ更新の予定なしというケースが、未だに多くあります。
私から見ると、これは非常に“もったいない”状態なのです。

従業員は、日々の業務の中で何かを感じ、考えています。
これは、どんな立場の人でもそうです。
その気づきを、メモする人とメモしない人がいます。
メモをする人の中にも、そのメモを見返す人と見返さない人がいます。
さらに、メモを見返す人の中にも、その内容を共有する人と共有しない人がいます。
そう考えていくと、私たちは業務の中で発見した膨大な“気づき”のほとんどを、捨ててしまっているのではないでしょうか。
これが、もったいない!
もしこれが会社に蓄積されていけば、それは大きな資産になるはず。

マニュアルの更新とは、まさにこの気づきを、現場に反映させることです。
マニュアルは、経験と勘の蓄積でできているわけですし、その経験と勘も、作成時点でのものです。
それは、日々の現場の中で次々と生まれる“気づき”を、ある時点で取り出したものに過ぎないのです。

私が取材をしていて感じるのは、半年に一回どころか、月に一回の頻度でも、十分にマニュアルを更新できるほど、膨大な気づきが生まれているということ。

この気づきを反映して、より良いマニュアルを常に作り続けていこうという組織は、自発的に改善活動ができる組織です。
数年に一度、重い荷物を棚卸しするかのように業務改善をするのではなく、日々の小さな改善を自発的に続けられる組織が、どんなに強いかは、想像してみればわかりますね。