社長の本音

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マニュアルを作るベストタイミング

こんにちは。ニテンイチの中山亮です。

当社でマニュアルをお引き受けするお客様は、社員が20~50名の規模の会社がもっとも多いです。
「会社の規模を拡大していくためにマニュアルの必要性を感じている」「仕事が属人的で、スタッフが辞めたときの引き継ぎが大変」という理由から、ご相談に来られます。
そして、実際にマニュアル作成に入ると、たいてい「なぜ会社の規模がもっと小さな時に作らなかったんだろう……」と嘆かれます。

僕らは、マニュアルを会社の成長基盤と捉えています。
マニュアルを導入した瞬間に売上が上がるわけではありませんが、毎日の筋トレで強靭な体が作られるように、日々のマニュアル運用が会社をタフにします。
つまり、マニュアルを整備せずに成長した会社は、まるで、筋肉がないまま体だけ大きくなったようなもの。
見た目は大きいけれど、脆いのです。

では、マニュアルを作るベストタイミングとは?
それは、従業員を1人雇った時です。

起業時はたいてい社長がすべてを行っているもの。
その時点で社長の仕事をマニュアル化すれば、従業員はその通りに仕事をします。
ところが、何も用意をしないまま雇った場合、従業員は見よう見まねで仕事をします。
すると、会社には社長のオリジナルルールと、従業員のオリジナルルールができてしまいます。
従業員が増えるたびに各自のオリジナルルールが増えていき、結果仕事が属人化し、誰が何の仕事をしているかが見えなくなってしまうのです。

とある、からあげの販売店を10店舗経営されているお客様は、ある店舗が10時開店のはずが12時になっても開店していなかったことを後で知りました。
それはたまたま遅刻による事故でしたが、それをきっかけに「仕事の見える化」、すなわちマニュアルの必要性に気づいたそうです。
しかし、店舗ごとに手順が異なっているので、10店舗共通のマニュアルを作る調整には非常に手間がかかります。

現状は、このように問題が顕在化してから携わることが多いのですが、僕らの目標は従業員1名を雇うタイミングでマニュアル整備をすることです。
それが社会の常識となるよう目指していきたいです。