社長の本音

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引継ぎが面倒? それは、マニュアルが無いからです

こんにちは。ニテンイチの中山亮です。

 

いよいよ季節も春めいてきましたね。

 

春は別れと旅立ちの季節。

このブログをお読みの方のなかにも、転職や異動のため、業務整理や引継ぎに追われている方がいるのではないでしょうか。

 

ところで、この業務整理や、たとえば引き継ぎリストの作成って、異動や退職が決まった後に取りかかっても精度の高いものに仕上がらないんです。

なにせ、自分はもういなくなるわけだから、そこまで気を遣って作らない。

そういう人は結構多いと思っています。

 

「分からないことがあったら、連絡してね」って言い残す人もいますが、実際に連絡が来たら、迷惑ですよね(笑)。

 

営業マンの引継ぎもそう。

「BCCにて失礼します」的なメールをもらったことのある人、私だけじゃないと思っています。

 

この引き継ぎって、教えることに等しい。

その教えるツールとして、マニュアルはとても有効になります。

逆に、マニュアルが無ければ、退職者が出るたびにイチから引き継ぎ書を作ることになったり。

それって時間も労力も、もったいないと思いませんか?

取引先のリストも日常的に更新して最新の情報を保っていれば、土壇場の引継ぎもスムーズです。

 

特に業務関係のマニュアルは、肉付けもしやすいので、1度整備すれば、そのあとの運用はさほど大変ではありません。

 

ちなみに当社では、新しい業務を始めるときには、マニュアルも一緒に作るようにしています。そうすれば、業務を終えた時点でマニュアルも完成するからです。

次にその業務をする人は、教えてもらうのではなく、そのマニュアルを見ながら取りかかる。違っていたら修正する、という運用をしています。

 

「うまくいったら作る」って多くの人が言いますが、ほぼ作りません。

なぜなら、マニュアルを作るために仕事を再現するのはとても面倒だからです。

 

だからこそ、当社なようなお仕事が存在するんですけどね。

 

「立つ鳥跡を濁さず」。

時機が来たら、いつでも飛び立てるよう日頃から準備しておくことは、とても大切です。