社長の本音

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大企業ほど難しい、マニュアルの浸透

こんにちは。ニテンイチの中山亮です。

 

先日、大手人材サービス企業の営業企画のお二人が、ニテンイチに相談に来られました。

 

お話を聞いてみると、「マニュアルを作ったはいいが、社員に浸透していかない」との悩み。

 

ニテンイチには、ありがたいことに日本の大手レガシー企業からも、マニュアル制作の相談が多く舞い込んできます。

 

そこでいつも感じるのが、「大企業こそ、(制作ではなく)浸透に苦労している」ということです。

 

 

 

なぜそんなことが起こるのか。

 

多くの場合、マニュアルの捉え方に原因があります。

 

マニュアルを作る際、大体はハイパフォーマーから話を聞き、業務の洗い出しを行って、それをテキスト化していきます。

 

できたら、それを上層部で揉んで、チーフ等の確認を経て、完成!

 

 

 

 

 

ん!?

 

これでは、現場の声が一切反映されていませんね!?

 

そうなんです。

分業が進んだ大企業の場合、マニュアル制作に関わる社員は現場の担当者ではない場合が多く、彼らが目指す組織の“理想形”がマニュアルに反映されてしまって、“実情”とかけ離れてしまう場合があるんです。

 

 

 

中小規模の会社の場合は、多少現実とかけ離れていても、経営者の腕力や距離感の近さで、うまく活用できることもあります。

 

ただ大企業の場合は、「上から押し付けられたマニュアル」となってしまい、現場の社員はどこか他人事。

 

そうなってしまうと、マニュアルの浸透は程遠いのが実情です。

 

 

 

ニテンイチでマニュアル作成をする場合は、必ずα版を作り、それを現場の社員たちで吟味し、赤字を入れて、現場に即したものに変えて、β版としてリリースします。

 

さらに、運用しながら改善も重ねていきます。

 

例えば、東京本社と大阪支社で営業の進め方が全く違うのなら、最初は「東京版」と「大阪版」2つのマニュアルを作ります。

 

そして、そのズレを意識しながら運用し、お互いの業務をすり合わせていくのです。

 

「現場にマニュアルを近づけるのではなく、マニュアルを現場に近づけること」

 

これがマニュアル作りの鉄則ですから、ぜひ覚えていてください。

 

 

 

もちろん、マニュアルの浸透には時間がかかります。

 

あの、マニュアル活用で有名な無印良品だって、社内の隅々にまで浸透させるのに、10年もかかったんですから。

 

それも、数千ページに及ぶマニュアルを毎月更新できるような体制で臨んで、10年です。

 

企業文化を作るのは、それぐらい時間がかかるってこと。

 

逆に、10年かけて足腰を鍛えるからこそ、時代の変化に惑わされずに生き残れる企業になるのだと、思います。