社長の本音

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マニュアル整備を第三者に任せるべき、3つのメリット

どうも。自己PRが苦手な、ニテンイチの中山亮です。

皆さんは、自己PRは得意ですか?
むしろ、苦手な人のほうが多いですよね。
自分のことは自分が一番わかっているつもりなんだけれど、「では、明文化してください」と言われると、急に手が止まったり。
これって、マニュアルにも当てはまるんです。
今回は、マニュアル整備を第三者に任せるメリットを整理してみました。

前回、マニュアル作成の前にワークフローの作成をおすすめしましたが、ご相談いただく会社さんのなかには、すでにマニュアルに着手されているところもいらっしゃいます。
しかし、「作成したけれど、数ページにしかならない」というように、「何を書けばよいのか分からない」状態に陥るケースが見られます。

なぜ、こんなことが起きるのでしょう。
それは、自分を100%客観視するのは、ほぼ不可能だからです。
人も会社も比較できる対象があって初めて本当の評価が見えてくるものです。つまるところ、自分による自分の見える化は、できっこないんです。
その点、自分で可視化できない部分も、第三者が掘り下げれば、特別な意味が出てきたり、思いが詰まっていたりするものです。

ニテンイチが90分の取材を週1ペースで2か月間続ければ、数ページのマニュアルが70ページまで増えます。
この差こそ、自社では分からない部分。
マニュアル整備を第三者に任せるべき一つ目のメリットです。

二つ目のメリットは、同業他社と比較できるところでしょうか。
企業文化には怖いものがあり、あるやりかたで成長してきたとしても、それが最善策とは限りません。
同業のあの会社が、違う方法でもっと効率よく売り上げを伸ばしているとしたら、気になりませんか。

僕らは、作成したマニュアルから疑問を抽出し、他社との違いや、ムリ・ムラ・ムダが発生していないか、お客様と一緒に検証する機会を用意しています。
これができるのは、ニテンイチがあらゆる業種のマニュアルを作成しているがゆえ、比較材料を多く持っているからこそ。
「コンサルのようですね」ってよく言われますが、僕らは業務を徹底的に見える化するので、改善点がコンサルタントより、さらにクリアかもしれません。
組織改善や業務の平準化もまた、第三者だからできる部分です。

三つ目のメリットは、作成スピードと作成後の社内浸透が担保できる点です。
マニュアル整備は重要と認識しつつも顧客対応や通常業務をつい優先させてしまい、なかなか進まないケースは多いと思いますが、第三者にお願いすれば、当然ながら納期までに必ず出来上がります。
そして、よくあるのが出来上がったことに満足してしまうパターン。
運用されなければ、絵に描いた餅と同じです。
とはいえ、従来のものから新しい文化に変わるわけなので、変更させる側もする側も気力と根性が必要です。
「社内のことだから」と対外的な業務を優先する人も出るでしょうし、抵抗勢力が出現する可能性もあります。
その点、第三者は社員の事情に配慮する必要がないので躊躇なく活用を推進でき、さらには客観的な効果検証も行えます。
ニテンイチのお客様のなかにも、「それがいい」と評価される方が多くいらっしゃいます。
このようにマニュアルを実践・浸透していく過程においても、第三者を旗振り役にするのは、とても適しているのです。
 
「整備を進めているけれど、なんか手応えがない」。
そんな会社さんは、第三者の活用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
ニテンイチへの相談も、もちろん大歓迎です!