社長の本音

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マニュアル整備のハードルをぐんと下げる、ワークフロー

ニテンイチの中山亮です。

3月決算の企業の多い日本ですが、そろそろ来季の経営計画を考える時期に差し掛かっているのではないでしょうか。
なかには、「来期は、マニュアルを整備したい」と考えている会社さんもいるのかもしれませんね。

とはいえ、ニテンイチにご相談いただく会社さんの多くは、「何から手を付けたらよいのかわからない」と、一様におっしゃいます。
聞くところ、これまでのノウハウを明文化していないため、知識や経験によるバラつきがあり、教わる人の解釈で、アウトプットも変わっているのだとか。
だからこそ、マニュアルを整備したいとお考えなのですが、自社のノウハウは見える化できないと思い込んでいる場合も多く、それが冒頭の「何から手を付けたら……」につながっているようです。

そこで、まず試していただきたいのが、ワークフローの作成。いわゆる業務構成図の作成です。
木に例えるならば、幹は業務の流れ、枝は一つひとつの業務で、葉っぱはその手順。
葉っぱである「〇〇しなさい」から教えても体系的な学びにはなりませんが、幹さえしっかりしていれば、アウトプットはある程度揃います。ワークフローを作成すれば、自ずとしてマニュアルのベースが見えてくるのです。

さて、このワークフローには、大きく二つのポイントがあります。

一つは、業務の流れを区切って考えること。
アポイント→訪問→契約というように、業務のなかには基本の流れや順番が必ずあるので、それぞれをしっかり分解して考えるようにしましょう。

二つ目は、誰のためのワークフローなのかを意識することです。
営業マンのワークフローであっても、業務のやり取りには事務スタッフや顧客が必ず出てきます。
似たニュアンスの「もらう」と「受け取る」も、その行動が受動的なのか能動的なのかによって、フローチャートの矢印の向きが変わるので、誰を主語にするのかを明確にし、向きを揃えることが大切です。

ニテンイチでは、さまざまな業種のワークフローをつくってきましたが、その工程はどこも同じ。なぜなら、それは仕事の本質だからです。
ワークフローで業務を整理することは、その後のマニュアル作成にも大いに役立ちます。

ニテンイチでは、お見積もり前の無料コンサルの段階でワークフローを作成し、お客様にお見せしています。もっと詳しく知りたい方は、ぜひお問い合わせください。