社長の本音

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【マニュアル制作】納品時につくづく感じたマニュアルフォーマットの大切さ


2.1の中山です。

とうとう8月が終わりました。
皆様のマニュアル制作は進んでいますか?

当社2.1は、本日付で3つのマニュアルを納品しました。

某保険代理店のコールセンターにおける業務
(資料送付係、商談ポイント係)に関するマニュアルで、
同じ会社ながら3部署同時にマニュアル整備プロジェクトを走らせ、
3ヶ月間で、計13名への取材および当社での制作期間を経て、
3冊(計126頁)をゼロから制作しました。

3冊を同じ日に納品したのは、
当社史上初めてでしたが、
限られた人員で、
いかに効率よくスピーディーに、
かつ、正確に、
そして、3つのマニュアルを全員で同時に作るか、
これまで以上に、
ファイル管理、進捗管理、人員個々の意識の共有と監督、
を細かく行いました。


そんな中、


今回のマニュアル制作において、
つくづく思ったことですが、

フォーマットの大切さ。


フォーマットを使うのは、
出来上がったマニュアルの見栄え、
見やすさの演出の為
と解釈されがちです。
それも大切なフォーマットの役割ですが、
実は、マニュアルの作りやすさ(ゆくゆくは更新しやすさ)にも
フォーマットは大きく影響します。


マニュアルの作成が頓挫する理由には、

・ノウハウの見える化(取材、聞き出し)がうまくできない
・どこまで記載すべきかわからない(やればやるほど、ここも書かなければと思えてしまう)
・見せ方に気を取られて時間がかかってしまう(フォント、色、装飾、イラスト)
・オフィスソフト(Word)をうまく扱えない

などありますが、

「業務タイトルはココに」
「作業手順はこの表記に」
「マニュアル利用者のセリフはこのフォントに」
「色は」「イラストは」
というように、最初からフォーマットがしっかり決まっているのといないのとでは、
作成スピードが明らかに異なります。
迷いませんから。

また、
・「目次」と「見出し」の連動
・改ページ時の表示方法
・本文スタイル
など、オフィスソフト(弊社ではWord)の機能をフル活用できるのと出来ないのとでは、
作成スピードだけでなく確認スピードに雲泥の差がつきます。


フォーマットはマニュアル整備、作成、定着、更新のすべてのフェーズにおいて
成功の鍵となります。


ちなみに、当社では、
表記ルールを明確に定め、
オフィスソフト機能を最大限に活かした
マニュアルフォーマットを開発し、
日々、進化させています。
マニュアル同様、フォーマット自体も更新しているわけですね。

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