社長の本音

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【マニュアル整備】色は2種類が基本


2.1の中山です。

東京は冴えない日が続いていますね。
そして明日は台風とのこと。
こういう日こそ、社内整備=マニュアル整備が進みそうです。

さて、

社内文章や営業資料を作る際、
使用する色は何種類ありますか?

当社2.1のマニュアル作成論では、
2種類以上は原則使用しません。
理由は3つ。

ひとつは、
制作維持コストを押さえる為
です。

念願のマニュアル完成ともあって、
製本時、見栄えにも拘りたい
との要望を頂戴することもあります。
その場合、デザイナーを登用することで
対応可能なのですが、
当社ではお薦めしておりません。

当然コストがかかるからです。
見栄えの良さが効果的なのは、
最初の印象だけで、
日々使ってもらう為のアプローチとしては
本質的ではありません。

また、
マニュアルを社員全員に印刷して配るケースはよくありますが、
カラー印刷は、安くても一枚20円前後かかるかと思います。
それが「何十ページ」×「人数」になるわけです。
さらに、マニュアルを更新する際には、
一部刷り直しをしますから、
地味ですが、印刷経費がランニングでかかっていくことになります。
モノクロ印刷でもカラー印刷と同様の見栄え
になるような作り方がマニュアルには求められます。


ふたつめの理由として、
マニュアルの更新頻度が落ちる為
です。

ひとつ目の理由に付随しますが、
デザイナーによる見栄えは、デザイナーでないと変更できません。
社内のスタッフがデザインツールを使って適当にいじることはできるでしょうが、
当然プロとは違いますから、修正を重ねるうちにデザインは崩れていきます。
じゃあ、更新のたびにデザイナーに修正依頼をするのか。
更新にいちいち決済が必要となると、更新頻度は落ちますね。
マニュアルは更新が命です。
更新の妨げになる要因は極力無い
作り方をすることをお勧めします。

最後に
3つめの理由は、
読み手の焦点を外さない為
です。

社内文章や営業資料などでよく見かけますが、
強調したい文を赤字で表記しますね。

そうすると、読み手の焦点はそこに向きます。
強調したいのだからそれでいいじゃないか
といえばそのとおりなのですが、
実は、その考えはマニュアルには不向きです。

マニュアルは、そこに記載されている一語一句すべてが
重要でなければなりません。
逆に言えば、重要でない文は不要ですから、
そんな余計な情報をマニュアルには記載しません。
つまり、強調という概念がそもそも無く、
すべての文を読み手には漏らさず読んでもらうことが、重要なのです。

色を使うと、人は
「ここがポイントなのかな?」
と自動的に思考し、そこにフォーカスしてしまいます。
そうすることで、周りの文章が霞みます。




「マニュアルの通りにやればうまくいく」

そんな、社員にとって仕事のバイブルとなりえるマニュアル
を作るためには、色使いにも合理性(理論)が必要です。
ぜひ御社のマニュアルにも取り入れてみてください。


マニュアルサンプル
※サンプル画像について
 本文以外の部分では、同系色の色を使い分けています。
 掲載エリアの意味付けをするためです。
 また、本文とは関係ない「社外秘」マークには他系統の色を
 使用しています。