社長の本音

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ファシリテーション時のホワイトボードの使い方 ※マニュアル制作

2.1の中山です。

明朝、表参道の某美容室で「接客」について2時間話すことになりました。
働いたことのない業界の事でも話せるのは、マニュアル屋の強みです。

さて、

マニュアル制作を行う際、
ファシリテーションでのホワイトボードの使い方
に気をつけています。

ホワイトボードは会議室の必需品。
私は自宅の壁をホワイトボード(シート)にしているほど、
重宝しています。

・ホワイトボードに書きながら考え事をすると、
 立っているからか、考えがポンポン考えが湧く。整理がつく

・広いキャンパスで、書いては消してができるので、
 アイデア出しに使いやすい。ブレーンストーミングに最適

そんなホワイトボードは、
やはりファシリテーションでも重宝しますが、
より上手な使い方が私なりにあります。

マニュアルのファシリテーションというのは、
回答者が普段意識せずにやっているノウハウを
見える化することが目的です。

また、ファシリテーターの私は、
先方の業務をその場で初めて聞き、
その場で理解しなければいけません。

だからといって、
回答者の言うことをそのままメモするかのように
ホワイトボードに書き込んではいけません。
そう使ってしまうと、
ホワイトボードはタダのメモ帳になってしまい、
回答者は書き終えるのを待つ時間が生じます。
ロスです。


私はマニュアル制作のファシリテーションでのホワイトボードには、
業務の筋だけを書いていきます。
どんな流れでその業務を始めて、完結するのか。
どんなキッカケで業務フローが枝分かれするのか。
回答者の話を聞きながら、スタートとゴールを、線で結んでいきます。

そうやってフローを書いていくと、
私自身が聞き切れていない(理解しきれていない)部分がよく見えます。
また、回答者は、実際に現場で何をしているか思い出しやすくなり、
伝え忘れているようなタスクや機会に気が付きやすいのです。


そして、
「もう一度聞かせてください。ステップ1から2に移る、この部分・・・」
なんて話していると、
「あ、ステップ1と2の間に、もうひとつステップあります。」
などという気付きが起こり、
即消して、書き直せるんです。ホワイトボードは。


今回は、ちょっとマニアックな話でしたが、
自社でマニュアル作成を行う方々に向けて、
また、私の仕事を習得して欲しい当社社員に向けて、
書かせていただきました。


Have a nice マニュアル整備!