社長の本音

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「マニュアル作成の期間はどうやって決めるんですか?」


2.1の中山です。

 

本日は、稲盛和夫氏の経営塾「盛和塾」の塾生さんと2時間、勉強会をしました。

1時間は稲盛和夫氏が話しているDVDを見て、もう1時間は「京セラフィロソフィーが生まれた理由」という哲学書の一部を参加者で輪読。

色んな名言がありましたが、改めて経営者の姿勢が会社を作るということを認識しました。

80歳をこえる稲盛和夫氏でさえ、未だに反復してフィロソフィーを読み続けているそうです。

私たちがちょっと勉強したくらいで分かった気になっていてはダメですね。

大切なことは、永遠に反復してインプットし続けないと。

 

さて、

 

マニュアルを実際に作ったことのある方であれば、おわかりになることなのですが、業務ノウハウをいざ見える化と言ってもどこからどこまでを一旦マニュアルにするのか、は難しい問題です。

たとえば、営業という業務がありますが、営業と一言で言っても実際には、新規営業、保全営業がありますし、新規営業の中にも、テルアポ、DM、飛び込み訪問、紹介入手などなど、多岐にわたります。

さらに、営業ターゲットにも細かく分けるとたくさんありますね。たとえば、個人客だったとしても、独身なのか、女性なのか、家族持ちなのかによって、アプローチが変わってたり、勿論、子供か大人か、老人か、もっといえば、30代女性というくくりだったとしても、その環境(一人暮らしとか色々)によって営業アプローチが違い場合も・・・

なんて考えていると、際限ありませんね。

 

もう少し言うと、見える化している過程(ノウハウ取材中)で、現場の方はノウハウを話し出すと、往々にして話が反れます。

苦労話や成功話ならともかく、気づいたら、新規営業の話だったのに保全営業に内容が変わっていたりと。

 

マニュアル作成には、実際に作ってみないとわからないハードルが沢山あります。

 

ですから、

本記事タイトルのような、

「マニュアル作成の期間はどうやって決めるんですか?」

と、無料コンサルティング時に質問されると、思わず

「良い質問ですね~」

とうなってしまいます。

 

その質問の回答は、いつも同じです。2点。

ひとつは、マニュアルを作成する目的によって作成範囲は絞れます。

たとえば、新卒社員を営業部に配属した際に使うマニュアルだったとしたら、新卒社員にはどんな営業を任せるのかによって、当然、範囲は絞れますし、さらに、新卒、つまり初心者向けということですから、載せるべき情報も、営業に必要なすべての情報ではなく、初心者として知っておいて欲しい情報、つまり、基本中の基本だけに範囲は絞れます。

 

もうひとつは、作成期間をあらかじめ決めておくことです。

作成期間に合わせ、作成したい業務箇所の優先順位を決めて作ります。

作成する側の力量により、前述したとおり、取材時に余計な話が多く展開されたりして、思うように作成が進まないかもしれません。

それでも決めた期間で一旦止めましょう。

我々2.1が作成代行をする際には、長くても3ヶ月を目処にします。

それ以上作り続けると、マニュアルを作成する側も、取材される側も、マニュアルの出来上がりを待つ側も、気持ちが切れてしまいますね。頓挫します。

 

上記2点は、マニュアル作成を始める前に決めておかないとドツボにハマります。

当社に問い合わせくださる企業の多くから、マニュアルを作ってみたものの・・・と聞きます。

 

他のプロジェクトと同様、マニュアル整備も事前のゴール設定・計画が大切ですね。