社長の本音

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ひとりで仕事を進める非効率に気づく


2.1の中山です。


寒波が去ったのか、
昨日今日は外出しやすいですね。
私は長崎の人間だからか、
私にとって東京は極寒。
上京して15年が経とうとしていますが、
まったく慣れません。
雪山に行くなんて、
正気の沙汰とは私には到底…


さて


マニュアル作成代行の過程では、
マニュアル作成対象の職務に携わる
スタッフへ取材をします。

「取材を受けてきて思ったんですが、
    今、自分がやっている職務の事を
    勉強会とかで周りにもっと伝えたほうが
    仕事すすめやすいですよね」

これは、今日、顧客某社の取材時に
スタッフの一人からもらった言葉です。

そのスタッフにしかできない仕事というのは、
引き継ぎができないリスク
にフォーカスされますが、
実はそれ以前に、
ひとりでその業務を最後まで進めることの非効率
には注目されてないように思います。



たとえば、営業職だと、
見込み客のリストアップ
→アプローチ(アポ取り)
→商談、クロージング
→契約など手続き
→顧客フォロー
というような業務プロセスがあるとして、

上記プロセスすべてを、
営業マンがやらなければならないか、
やらないとサービス品質を保てないか、
といえば、
そうではない事が往々にしてあります。

その営業を完遂するのに必要な条件、
その営業マンでなければダメな部分以外を
事務やアシスタントに任せれば
より効率的に、この営業ができるはずなのに、
優秀であればあるほど、
属人的であればあるほど、
その人がやらなければ
という思い込みの根が深いと感じます。

時間も体も有限。
業務プロセスレベルで、
担当スタッフを分けることは、
限られた人員で多くの案件をさばく上で、
非常に重要です。



現場スタッフが、
マニュアル作成のための取材を受けると、
自分がやっている職務が
・いかに属人的であるか
・いかに感覚でやってしまっているか
・いかに効率が悪いか
に気づき、さらに、
・組織で遂行したほうが効率的という意識が芽生える(組織の大切さ、チームワーク)
というオマケがついてきます。
マニュアル整備の効能のひとつです。


業務やノウハウの見える化、
マニュアルの作成には
多くの効能があります。

早くやったほうがいいですよ。