社長の本音

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【マニュアル整備】 マニュアルを上司にする


2.1の中山です。

「小さなことを積み重ねることが、
 とんでもないところに行くただひとつの道」
 By イチロー選手

アウトプットを続けていくことが、
マニュアル文化の変革に繋がる
と考え、毎月、ブログを7件書くことを
自分に課していますが、
恥ずかしながら未達が多いです。

この状況を打破するには、
労働集約型の事業である当社において、
今以上に業務の細分化を進めること。
とりわけ、代表の私を早く身軽にしないと、
いつまで経っても、
「社長がブログ(アウトプット)に時間を避けない」
という状況は変わりません。

お客様と同時に、自社の業務細分化を進めている
今日この頃でございます。

私が身軽になった=ブログの更新頻度が増します。
今以上にアウトプットしていきますので、
それまで期待してお待ちいただければ幸いです。


閑話休題


「自主的にやろうとして、もう数年、何十回と失敗してきたので、
 ルールを決めるなり、マニュアルにするなりで、
 それに従って行動すると決めたほうが楽だ」

クライアントの某社長が、
マニュアル作成時の取材中に仰った言葉です。

先方は、社長ご自身が非常に勉強熱心であり、トップ営業マン。
アイデアマンで、やりたいことが沢山ある反面、
朝4時に起きて仕事を捌かないといけないほどの業務過多で、
ここ数年、売上は伸びているものの、
業務効率化に手が出ないという状況。
そこに、弊社の代行サービスの広告を見て、
第三者に業務効率化を推し進めてほしい
との連絡をくださったようです。

まずは、先方(社長)が抱えている職務の取材を始めました。
その取材時にいつも口癖のように仰るのが、
上記言葉と同時に、

「マニュアルを上司にする」
です。

社長が頭に仕舞っているノウハウ、
自分しかできない職務を、
マニュアルという形に見える化する過程で、
そのノウハウにムダやムラがないかを考え、再定義して、

「このマニュアルに各職務のルールと手順を記載しています。
 わからないことは、まずこのマニュアルを見てください。
 まずこのマニュアル通りに職務を遂行してください。」

と、社員に共有する。

社長は、結果として、
 このマニュアルを作って社員と共有したからには、
 自分自身(社長)も書いてあることに従わないと。
と覚悟すると同時に、
社長自身もその通りにやるようになる。
つまり、マニュアル=上司の言うとおりに、
職務を遂行するわけです。

また、この社長にとっては、
上司の言うことを聞くという状況にしたほうが楽
だそうです。
※この気持ちは、経営者として共感します。
※指示してもらえるって楽ですよね。。。


マニュアルには、その内容を社員に実行させるという強制力が必要です。

逆に言えば、強制するからには、
作成するマニュアルがいい加減なものではダメです。
読みやすさ、使いやすさに拘り、
自社にとって最新であり、必要なノウハウ
を記載しておかねばなりません。

手順を箇条書きにざっくりと書いている程度では、
マニュアルを作る時間そのものがムダでしょう。

マニュアルを作るからには、
その後の社員への定着を念頭に、
作り方、フォーマット、運用方法を
お考えになることをお勧めいたします。


以上、マニュアル整備バンザイ!


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